7 Tips de productividad para tu recepcionista médica
Tu recepcionista es la persona que frecuentemente funge como la cara de un consultorio y suele ser la primera línea de comunicación con los pacientes y prospectos.
En ocasiones su labor es tan especializada que se convierte más bien en una asistente para el médico, cuyas responsabilidades van mucho más allá de las tareas fundamentales en el funcionamiento de un consultorio como recibir a los pacientes y coordinar la agenda del médico.
Lo que tu recepcionista debe revisar diariamente en tu consultorio médico
Consejo #1
La administración de la agenda de citas es una de las principales tareas de una recepcionista, por lo que es importante que ponga atención a:
Revisarla a diario e ir actualizándola según los movimientos de horario y nuevas citas que surjan diariamente
Recordar a los pacientes vía telefónica sobre las fechas de sus citas, solicitando su confirmación preferentemente uno o dos días antes y unas horas antes del compromiso. Esto con el objetivo de tener la menor cantidad posible de tiempo muerto en caso de que un paciente no pueda asistir.
Recomendamos hacer el recordatorio del día anterior vía email y el del mismo día por teléfono.
Consejo #2
La función de coordinar el mantenimiento adecuado del consultorio (orden y limpieza) es una actividad que frecuentemente suele quedar en manos de la recepcionista, en la que lo más importante es:
Coordinar que el consultorio luzca ordenado y limpio, llevando un correcto seguimiento del servicio de limpieza para que se haga el aseo en tiempo y forma.
Organizar las cosas que a diario se desorganizan por la misma afluencia de pacientes: las revistas, dulceros, portaplumas, televisor, baño, y juguetes del área para niños.
El correcto seguimiento de pendientes en tu consultorio médico
Consejo #3
Además de las actividades diarias de una recepcionista, otra de sus actividades principales es la lista de pendientes que el médico especialista le haya delegado para su adecuado seguimiento.
Para un óptimo seguimiento de estos pendientes es importante que la recepcionista se apoye con el especialista para asignar una adecuada prioridad a cada tarea.
Dar prioridad a las actividades como llamadas, confirmaciones de citas, agendar salas de operación, coordinar a enfermeras/ anestesiólogos/ personal médico y dejar para el final aquellas que no son tan apremiantes como organizar archivos, aprovisionar el consultorio con material médico, etc.
Consejo #4
Tener agendadas las actividades poco frecuentes como el pago de la renta y servicios del consultorio, reservaciones de viajes, trámites de seminarios, cursos, diplomados, etc.
Consejo #5
La recepcionista debe evitar llevar una agenda distinta a la del doctor, ya que esto dificultaría una adecuada coordinación con el especialista, ya que, de haber una discordancia, puede afectar a los tiempos de cirugía de un paciente. Lo más recomendable siempre será que se maneje una sola agenda, ya sea electrónico o en papel ya que esto contribuirá a brindar un buen servicio a los pacientes.
Lo que tu recepcionista debe cuidar en su trato diario con los clientes
Consejo #6
Mostrar y transmitir a los pacientes un genuino interés en ayudarles a resolver sus dudas e inconvenientes. En ocasiones es un poco complicado hacer cambios de última hora en la agenda, pero si se les brinda alternativas para resolver sus solicitudes, podemos asegurar que estaremos creando pacientes fieles y agradecidos.
Consejo #7
Es sumamente importante que tu recepcionista vista adecuadamente. Los atuendos en colores pastel contribuyen a construir un ambiente agradable, limpio y profesional en la recepción de tu consultorio. Tener una presentación adecuada es muy importante para transmitir formalidad y profesionalismo al servicio y trato con el paciente.
Esperamos que estos consejos ayuden a tu recepcionista a crecer y brindar un mejor servicio, lo cual redundará en grandes beneficios para el/ella y tu consultorio.
FUENTE:https://blog.medicbook.com.mx/
